Habeas data: cómo ejercer tus derechos

1. A quién le corresponde responderte

Depende de quién sea el responsable de tus datos, como lo explica la Política de tratamiento de datos personales.

• Si tienes o tuviste una cuenta en Pidi —eres dueño, administrador o colaborador de un negocio—, si nos escribiste al WhatsApp de ventas de Pidi, o al del asistente y avisos sin ser del equipo de un negocio o para hablar con Pidi, si escribiste BAJA o ALTA en un número de Pidi (por el registro de esa decisión), si llenaste el formulario de pidi.app o probaste la demostración, el responsable es PIDI LABS S.A.S. y te respondemos directamente.
• Si eres cliente de un negocio que usa Pidi —reservaste, compraste, le escribiste por su WhatsApp o recibiste sus recordatorios desde el número de Pidi—, el responsable es ese negocio y PIDI LABS S.A.S. trata tus datos como encargado. Puedes dirigirte al negocio, que es la vía más rápida, o escribirnos: en ese caso trasladamos tu solicitud al negocio dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, te avisamos que lo hicimos y ejecutamos lo que el negocio decida dentro de los plazos de ley.
• Si tu información laboral está en Pidi —tu registro de entrada, tu producción, tus liquidaciones o lo que le pides al asistente de tu negocio en el WhatsApp de Pidi—, el responsable es el negocio donde trabajas, y el trámite es el del punto anterior.

2. Qué puedes pedir

• Conocer qué datos tuyos tenemos y cómo se han usado.
• Actualizar y rectificar los que estén incompletos, inexactos o desactualizados.
• Pedir prueba de la autorización que diste, salvo cuando la ley no la exige.
• Revocar la autorización o pedir que se supriman tus datos, cuando no haya un deber legal o contractual de conservarlos.
• Pedir que te atienda una persona en lugar del asistente de inteligencia artificial del chat, en cualquier momento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite ante nosotros o ante el negocio (ver Si no quedas conforme).

3. Lo que puedes hacer desde WhatsApp

Estas palabras funcionan con o sin mayúsculas y tildes. Qué cortan depende del número en que las escribas.

En el WhatsApp de un negocio que lo tiene conectado a Pidi

• BAJA (también «STOP», «no me escriban más», «dejen de escribirme», «quiero darme de baja»): el negocio deja de escribirte por WhatsApp de inmediato, incluidos los avisos de tus citas y pedidos, y deja de enviarte sus recordatorios por el número de Pidi. Los recordatorios por correo no se detienen con BAJA: si no los quieres, pídeselo al negocio o escríbenos.
• SIN PROMOS (también «no más promos», «no quiero más promociones» o el botón «No más promos» de una promoción): deja de enviarte promociones y sigues recibiendo los avisos de tus citas y pedidos.
• ALTA (también «reactivar mensajes» o «volver a recibir mensajes»): vuelves a recibir mensajes después de una baja. Queda guardado como una autorización nueva, con el texto que viste.

Si en ese chat pides que borren tus datos (por ejemplo, «borren mis datos»), queda radicado como un reclamo ante ese negocio: te decimos hasta qué día tiene para responderte (quince días hábiles desde el día siguiente), dejamos de escribirte y el negocio te contesta por el mismo chat o por correo, con lo que borró y lo que la ley le obliga a conservar. Para conocer o corregir tus datos, o pedir prueba de tu autorización, usa el correo del punto siguiente o dirígete al negocio.

En el WhatsApp de recordatorios de Pidi

• BAJA (también «STOP»): dejas de recibir recordatorios por ese número, de todos los negocios que usan Pidi, porque lo comparten. Los recordatorios por correo no se detienen con BAJA.
• ALTA (también «START»): vuelves a recibirlos. Volver a escribir después de una BAJA no los reactiva: te ofrecemos un botón para volver, que vale como ALTA. Queda guardado como una autorización nueva, con el texto que viste.
• Ese número no tiene quién te conteste: para lo demás te da un botón para escribirle al negocio (si eres del equipo de un negocio, a tu asistente). Para pedir que borren tus datos, escríbele al negocio o usa el correo del punto siguiente.

En el WhatsApp del asistente de Pidi

Si eres del equipo de un negocio: BAJA (o «STOP») hace que dejes de recibir los mensajes que Pidi te inicia por ese número, de todos los negocios en que trabajas, y ALTA (o «START», o el botón para volver que te ofrecemos si escribes después) te los devuelve. Para desvincular tu WhatsApp de un negocio, hazlo desde el panel o pídeselo al negocio.

4. Cómo radicar una consulta o un reclamo

Escribe a infraestructura@pidi.app con el asunto «Habeas data», o envía un escrito a Carrera 58 # 14 Sur - 40, Itagüí, Antioquia, Colombia. La solicitud debe traer:

1. Tu nombre completo y tu número de documento de identidad.
2. El teléfono o el correo con el que reservaste, escribiste o abriste la cuenta: es lo que nos permite encontrar tus datos.
3. El nombre del negocio, si tiene que ver con una cita, una compra o una conversación con él.
4. Lo que pides, en concreto, y los hechos en que te basas. Si es una corrección, el dato correcto.
5. La dirección o el correo donde quieres recibir la respuesta.
6. Los documentos que quieras hacer valer.

Si actúas por otra persona, adjunta el poder o el documento que acredite la representación; si eres su causahabiente, el que lo acredite. Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y otro a favor de quien el titular lo haya estipulado (artículo 20 del Decreto 1377 de 2013).

No pedimos más de lo necesario para identificarte, y consultar es gratis al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política cambie de forma sustancial (artículo 21 del Decreto 1377 de 2013).

Modelo de solicitud

Puedes copiarlo y completar lo que va en cursiva:

«Yo, nombre completo, con documento tipo y número, titular de los datos asociados al teléfono o correo el que usaste, solicito conocer mis datos, corregir un dato, suprimir mis datos, revocar la autorización o recibir prueba de ella respecto de el negocio o mi cuenta en Pidi, por estos hechos: lo que pasó. Recibo la respuesta en correo o dirección.»

5. Plazos

Son los de la ley, y son dos trámites distintos:

• Consulta (quieres conocer tus datos o cómo se han usado): se responde en un máximo de diez (10) días hábiles desde que la recibimos. Si no es posible, te decimos por qué y cuándo responderemos, que no será más de cinco (5) días hábiles después del primer plazo (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).
• Reclamo (corregir, actualizar, suprimir, revocar la autorización o denunciar un incumplimiento): se responde en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a recibirlo. Si no es posible, te decimos por qué y cuándo responderemos, que no será más de ocho (8) días hábiles después del primer plazo (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).

Además, en el reclamo:

• Si llega incompleto, te pedimos lo que falta dentro de los cinco (5) días siguientes a recibirlo. Si pasan dos (2) meses desde que te lo pedimos sin que lo completes, se entiende que desististe.
• Si no somos los competentes para resolverlo, lo trasladamos a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles y te lo informamos.
• Mientras se resuelve, el dato queda marcado con la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles, hasta que se decida.

6. Qué no se puede borrar, y por qué

La supresión no procede cuando hay un deber legal o contractual de conservar el dato (artículo 9 del Decreto 1377 de 2013). En concreto:

• Facturas, pagos y soportes contables, por el deber de conservar la información con efectos tributarios.
• La prueba de tu autorización y de tu baja: es lo que demuestra que se respetó tu voluntad.
• Lo necesario para atender una reclamación en curso o un requerimiento de una autoridad.
• Tu saldo a favor y una devolución en curso: son tu dinero, así que no se borran con tu solicitud. Se conservan la cifra y lo mínimo para devolvértela —tu contacto y, si la diste, tu llave Bre-B— hasta que la uses o te la devuelvan; lo demás se suprime, y al negocio se le avisa que tiene plata por devolverte. Tu llave Bre-B se tacha (quedan sus últimos cuatro caracteres) treinta (30) días después de que te devuelvan.
• Mientras tengas una cuenta o un contrato vigente con Pidi, los datos sin los cuales no se puede prestar el servicio.

Lo demás se suprime o se anonimiza de forma que ya no permita identificarte. En la respuesta te decimos qué se suprimió, qué se conservó y por qué.

7. Si no quedas conforme

Puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad de protección de datos en Colombia. La ley exige haber agotado antes el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o el encargado (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012). La SIC atiende en www.sic.gov.co.

8. Datos del responsable y área que atiende

PIDI LABS S.A.S. · NIT 902.110.093-9 · Domicilio: Itagüí (Antioquia) · Dirección de notificación: Carrera 58 # 14 Sur - 40, Itagüí, Antioquia, Colombia · Teléfono: +57 324 341 4116 · Correo: infraestructura@pidi.app. Pidi es una marca de PIDI LABS S.A.S.

Atiende las consultas y los reclamos la gerencia de PIDI LABS S.A.S., por el correo y la dirección de arriba. El teléfono sirve para orientarte; la consulta o el reclamo se radica por escrito, para que quede su fecha.