Términos y condiciones para comercios

1. Quiénes somos y qué aceptas

PIDI LABS S.A.S., sociedad colombiana con NIT 902.110.093-9, domicilio en Itagüí (Antioquia) y dirección de notificación en Carrera 58 # 14 Sur - 40, Itagüí, Antioquia, Colombia, teléfono +57 324 341 4116 y correo infraestructura@pidi.app («Pidi» o «nosotros»), presta Pidi, una plataforma en la nube para que negocios que trabajan con citas —barberías, peluquerías, salones, spas, centros de uñas y otros— manejen su agenda, su caja, su equipo y su página, también por WhatsApp. Pidi es una marca de PIDI LABS S.A.S.

Estos términos rigen la relación con el comercio que contrata Pidi (tú), persona natural o jurídica, y con las personas a las que les das acceso. Hacen parte de ellos el Acuerdo de encargo del tratamiento y la Política de tratamiento de datos personales. Tus clientes tienen sus propias condiciones.

Los acepta el dueño o un administrador del negocio, marcándolos en el panel; el panel no deja seguir hasta aceptar la versión vigente. Guardamos qué versión se aceptó, quién la aceptó, cuándo, desde qué canal y desde qué aparato, con la dirección IP convertida en un código irreversible; es un contrato electrónico con la misma validez que uno firmado (Ley 527 de 1999). Si no estás de acuerdo, no uses el servicio. Quien los acepta por un negocio declara que puede obligarlo.

2. El servicio

El plan de Pidi incluye, según los módulos de tu tipo de negocio:

• Agenda por sede y por persona, con reservas desde tu página y el mostrador; anticipos, recordatorios y políticas de cancelación.
• Caja y ventas, catálogo de servicios y productos, pedidos en línea.
• Equipo: roles, horarios, registro de entrada, producción, comisiones y liquidaciones.
• Tu página (la vitrina), en una dirección de pidi.app o en tu propio dominio, con su editor y su diseño con inteligencia artificial.
• El asistente de inteligencia artificial para ti y para tu equipo, en el WhatsApp del asistente de Pidi y en el panel, y los recordatorios de las citas a tus clientes por WhatsApp, desde el número de recordatorios de Pidi, y por correo (ver Los números de WhatsApp).
• El panel web, que se instala como aplicación en el celular, y la app del negocio para iOS y Android cuando esté publicada en sus tiendas (ver la política de privacidad de la app).
• Las devoluciones a tus clientes cuando se cancela algo que pagaron: el saldo a favor y las devoluciones en dinero (ver Las devoluciones a tus clientes).

Aparte del plan, si lo contratas, el add-on «WhatsApp para tus clientes»: tu número de WhatsApp conectado a Pidi, con el asistente que atiende a tus clientes, y con él las reservas por tu WhatsApp (ver Add-ons).

Pidi cambia y mejora con frecuencia. Podemos cambiar funciones siempre que no reduzcamos de manera sustancial lo que contrataste; los cambios sustanciales los avisamos como dice Cambios a estos términos.

3. Cuentas y acceso

• Las cuentas las crea el equipo de Pidi a pedido del dueño del negocio; no hay registro abierto. Después, el dueño invita a su equipo desde el panel.
• Se entra sin contraseña, con un código de un solo uso que llega al correo de la cuenta. El correo es la llave: cada persona responde por mantenerlo seguro y por no compartir sus códigos. La sesión sigue abierta en el mismo aparato mientras la uses, y se cierra tras treinta (30) días sin uso.
• Cada persona entra con su propia cuenta, aunque el local tenga un aparato compartido. Lo que se hace con una cuenta lo responden su titular y el comercio.
• Tú decides quién entra y qué ve (dueño, administrador, gerente de sede, colaborador), y respondes por las acciones de las personas a las que das acceso en el panel, en la app y por WhatsApp. Cuando alguien deja de trabajar contigo, quítale el acceso desde el panel: desde ese momento el asistente de Pidi deja de atenderlo por tu negocio.
• Avísanos de inmediato a infraestructura@pidi.app si sospechas un acceso no autorizado.

4. Prueba gratis

• Cada negocio nuevo tiene treinta (30) días de prueba contados desde que Pidi lo crea, sin tarjeta y con hasta tres (3) sedes. La prueba termina a la medianoche que cierra su último día, en la hora del negocio, y se da una sola vez por negocio.
• Te avisamos por correo siete (7) y tres (3) días antes, y el último día, con lo que se cobrará; también por el WhatsApp del asistente de Pidi. No hay ningún cobro mientras no guardes una tarjeta; si la guardas cuando falten menos de veinticuatro (24) horas, el primer cobro se hace en ese momento.
• Si termina sin tarjeta, pasa lo que dice Si el cobro no pasa para una suscripción vencida: reactivas cuando quieras, y los datos de tus clientes se conservan seis (6) meses (ver Tus datos al terminar).
• La prueba es del plan. Los add-ons no tienen prueba ni son gratis dentro de ella: si activas uno durante la prueba, se cobra desde ese día (ver Add-ons).

5. Plan, precios e impuestos

Pidi tiene un plan, que se cobra por sede, y add-ons opcionales que se contratan aparte:

• El plan se paga mes a mes o por un año completo por adelantado; el anual tiene un precio por sede al mes menor que el mensual.
• Cada sede incluye las personas del equipo que diga el plan cuando lo contratas, que ves en pidi.app y en el panel. Cada persona adicional tiene su propio precio al mes, también menor en el plan anual.
• «WhatsApp para tus clientes» tiene un precio al mes por negocio, tenga las sedes que tenga, y se paga sólo mes a mes, también si el plan es anual (ver Add-ons).
• Los precios incluyen el IVA, que se desglosa en cada comprobante.

Aquí no escribimos los precios: rige el precio vigente, que ves en pidi.app y en tu panel antes de contratar o renovar, y el panel te muestra lo que vas a pagar antes de cada cobro. En Colombia, en pesos colombianos; en otros países, en la moneda que se te muestre al contratar.

Cómo se calcula cada cobro. Se cobran las sedes y las personas activas del momento más alto del período: la combinación que más valía durante ese mes o año, o la de hoy si es mayor. Así, quitar una sede el día antes del cobro no cambia ese cobro. Lo que agregas a mitad de período no genera un cobro inmediato: entra en el siguiente. El primer cobro después de la prueba se calcula con lo que el negocio tiene al terminarla. Los add-ons se cobran aparte de esa cuenta: no cuentan para el momento más alto ni tienen el descuento del plan anual.

Tu precio queda fijado al contratar, y las bajadas te llegan. El precio, la moneda y las condiciones del plan quedan guardados en tu suscripción: si subimos el precio de lista o cambiamos el plan, lo tuyo sigue igual mientras mantengas tu plan y tu ciclo. Si bajamos el precio de lista, la bajada te llega desde tu siguiente cobro, y lo mismo con el precio por persona adicional y con el de un add-on que tengas activo. Y si el plan sube las personas incluidas por sede, la mejora te llega también; si las baja, conservas las que tenías mientras sigas en tu plan, también si cambias de ciclo (si cambias de plan, o reactivas una suscripción vencida, rigen las del plan de ese momento). Si tu suscripción vence y la reactivas, rige el precio de lista de ese momento, salvo en lo que cubra un precio de fundador. Si alguna vez tuviéramos que subir el precio de una suscripción o de un add-on vigente, te lo avisaríamos con treinta (30) días de antelación y podrías cancelar antes sin penalidad.

Precio de fundador. Pidi puede darles a los primeros cien (100) comercios un precio de fundador, que es personal e intransferible. Lo fijamos por ciclo, como la lista: un monto por sede al mes para el ciclo mensual y otro para el anual, cada uno sin superar el precio de lista de su ciclo. Lo conservas aunque la lista suba; si la lista de un ciclo baja por debajo de tu precio de fundador, pagas la lista. Cubre sólo el precio de cada sede: las personas adicionales y los add-ons, como «WhatsApp para tus clientes», se cobran a precio de lista, como a cualquier comercio, y un dominio, a su propio precio.

Si cambias de ciclo desde el panel, sigues siendo fundador: cuando el cambio rija (ver Renovación, cambio de ciclo y cancelación), pagas el precio de fundador del ciclo nuevo, o la lista de ese ciclo si no te fijamos uno para él o si la lista es menor. Si reactivas tu suscripción, conservas tus montos de fundador y pagas el del ciclo que elijas, con la misma regla. El precio de fundador se conserva mientras sigas en el mismo plan y en la misma moneda; cambiar de plan es renegociarlo, y lo hacemos contigo.

Comisiones. Pidi no cobra comisión por cita ni por venta. Wompi cobra la suya según el contrato que tienes con ella.

Facturación. Los precios incluyen el IVA, porque PIDI LABS S.A.S. es responsable de ese impuesto. Cada cobro deja en el panel un comprobante con el IVA desglosado. Ese comprobante no es una factura electrónica de venta: la factura electrónica la expide PIDI LABS S.A.S. conforme a las normas de la DIAN.

6. Add-ons

Los add-ons son funciones que se contratan aparte del plan, por negocio o por sede, cada una con su precio. Hoy hay uno: «WhatsApp para tus clientes».

Qué es «WhatsApp para tus clientes»

Tu número de WhatsApp conectado a Pidi, sin dejar de usarlo en tu celular, con el asistente que atiende a tus clientes: reserva, mueve y cancela citas con tus reglas, vende con enlace de pago, cobra anticipos, contesta con lo que le enseñas y avisa a tu equipo cuando alguien pide una persona. Con él vienen también la bandeja de conversaciones del panel; la lista de espera, la calificación y la oferta de la siguiente cita por el chat; y que le contestes a un cliente pidiéndoselo a tu asistente. Sin el add-on, nada de eso funciona en tu negocio. El asistente para ti y tu equipo y los recordatorios desde el número de Pidi son del plan.

Precio y cobro

• Su precio es por negocio y por mes, con IVA incluido; el vigente lo ves en pidi.app y en el panel antes de activarlo. Se paga sólo mes a mes: si tu plan es anual, el add-on igual se cobra cada mes.
• No tiene prueba ni es gratis dentro de la prueba del plan. Activarlo es cobrarlo en el acto, con la tarjeta verificada del negocio: se cobra lo que falta hasta tu próximo cobro mensual (durante la prueba, hasta que termina), por días y nunca más de un mes. Antes de confirmar ves el monto exacto, y la fecha y el monto del cobro siguiente. Si ese cobro no pasa, el add-on no se activa.
• Después, con el plan mensual, va en el mismo cobro y en el mismo comprobante del plan; con el plan anual, se cobra cada mes en la fecha de tu suscripción, con su propio comprobante.
• Su precio queda fijado al activarlo: si subimos la lista, lo tuyo sigue igual; si la bajamos, la bajada te llega desde el siguiente cobro. Si alguna vez tuviéramos que subir el precio de un add-on activo, te lo avisaríamos con treinta (30) días de antelación, como dice Plan, precios e impuestos. El precio de fundador no lo cubre.
• Lo activa y lo cancela el dueño del negocio, desde el panel.

Cancelarlo, y si su cobro no pasa

• Cancelarlo vale al final del mes ya pagado, sin devolución: hasta ese día sigue funcionando, y puedes deshacer la cancelación.
• Si su cobro no pasa: con el plan mensual, la gracia del plan cubre los dos (ver Si el cobro no pasa); con el plan anual, tiene su propia gracia de tres (3) días, con un intento por noche, y si el último no pasa, el add-on termina. El plan sigue.
• Vive con tu suscripción: si el plan vence o termina, el add-on deja de funcionar y termina con él. Reactivar el plan no lo trae de vuelta: se activa otra vez, con su cobro.

Cuando termina

Ese día dejamos de operar tu número: lo desconectamos de Pidi y de su proveedor técnico, y conservamos lo necesario para volver a conectarlo si lo contratas otra vez. La bandeja de conversaciones queda en sólo lectura noventa (90) días, y los recordatorios siguen saliendo del número de Pidi. Si seguías usando tu número en la app de WhatsApp Business del celular, el vínculo con Pidi lo quitas tú desde esa app; el panel te dice cómo.

7. Cobro con tarjeta y comprobantes

• El plan se cobra por adelantado, en el ciclo que elijas, con cargo automático a una tarjeta de crédito o débito que guardas en el panel.Al guardarla autorizas los cobros recurrentes del plan, los de los add-ons que actives y, si compras un dominio, los de su renovación.
• Los datos de la tarjeta van directo a Wompi (WOMPI S.A.S.), la pasarela de pagos, que los guarda bajo sus propias condiciones. Pidi nunca recibe ni guarda el número completo ni el código de seguridad: sólo la marca, los cuatro últimos dígitos y la referencia que da Wompi.
• Verificamos cada tarjeta nueva con el banco. Cuando la guardas en el panel hacemos un cobro mínimo con su código de seguridad, cuyo monto te dice el panel antes, y lo anulamos en el acto: no queda cobrado. Si pagas un dominio o activas el plan con una tarjeta nueva, ese primer pago es la verificación. Si el banco no puede anular en línea, gestionamos la devolución con Wompi, que puede tardar hasta diez (10) días hábiles.
• Una tarjeta por negocio: la misma paga el plan, los add-ons, los dominios y lo que se contrate después. Mantenla vigente; puedes cambiarla en el panel.
• Cada cobro deja un comprobante en el panel, con el IVA desglosado (ver Plan, precios e impuestos).

8. Renovación, cambio de ciclo y cancelación

• La suscripción se renueva sola al final de cada período, por otro período igual, hasta que la canceles.
• Un cambio de ciclo rige desde el siguiente cobro: de mensual a anual, en el próximo; de anual a mensual, al terminar el año pagado. No se prorratea ni se reembolsa la diferencia. Si eres fundador, lo sigues siendo con el ciclo nuevo (ver Plan, precios e impuestos).
• Puedes cancelar cuando quieras desde el panel. La cancelación tiene efecto al final del período ya pagado: hasta ese día sigues usando todo y no hay cobros posteriores. Mientras el período no termine, puedes deshacerla. En la prueba, o si tienes un cobro vencido, la cancelación es inmediata.
• Los add-ons se renuevan cada mes y se cancelan aparte del plan (ver Add-ons). Si el plan termina, terminan con él.
• No hay reembolsos de períodos empezados, ni de la parte no usada de un plan anual o de un mes de add-on, salvo que la ley lo imponga o que Pidi lo acepte por escrito.
• Al terminar la suscripción pasa lo mismo que con una suscripción vencida (ver Si el cobro no pasa), y tu página deja de recibir reservas y pedidos. Los datos de tus clientes se conservan seis (6) meses y después se borran (ver Tus datos al terminar).

9. Si el cobro no pasa

Si un cobro del plan no pasa —también el primero, al terminar la prueba—, porque el banco lo rechaza o porque no hay una tarjeta guardada, tienes tres (3) días de gracia contados desde que vence el período, y en ellos sigues usando Pidi con normalidad. Cada noche de gracia intentamos el cobro una vez, y en cada intento que no pasa te avisamos cuánto es, con qué tarjeta y la fecha y la hora en que se suspende. Si cambias la tarjeta en el panel durante la gracia, el cobro se hace en ese momento. Si el intento de la tercera noche tampoco pasa, la suscripción vence en ese momento.

Pagar durante la gracia no corre las fechas: el período que pagas empieza cuando venció el anterior.

Si tienes un add-on y va en el mismo cobro del plan (plan mensual), esta gracia cubre los dos. Si se cobra aparte (plan anual), tiene su propia gracia, como dice Add-ons, y el plan sigue aunque el add-on termine.

Con la suscripción vencida, y también cuando termina la prueba sin tarjeta o termina una suscripción cancelada:

• El panel te sigue mostrando tu información, pero ya no puedes agendar, vender, crear productos, sedes o personas, ni usar los asistentes o el diseño con inteligencia artificial.
• Tu página deja de recibir reservas y pedidos, y los recordatorios dejan de salir.
• Los asistentes dejan de atender: en el WhatsApp de Pidi, a ti y a tu equipo les contesta un aviso fijo cada doce (12) horas (a ti, con el enlace para reactivar), y el de tus clientes, si tenías el add-on, deja de contestarles. Los botones de los mensajes que ya les enviamos (confirmar, cancelar, calificar) siguen funcionando, y también la BAJA, para no dejar a nadie con una cita que no puede mover.
• Los add-ons dejan de funcionar y terminan con la suscripción (ver Add-ons).
• No se borra nada al suspenderse; si la suscripción queda terminada, los datos de tus clientes se conservan seis (6) meses (ver Tus datos al terminar).

Reactivas desde el panel guardando una tarjeta que el banco apruebe. Si tenías precio de fundador y reactivas el mismo plan en la misma moneda, sigues siendo fundador y pagas lo que dice Plan, precios e impuestos para el ciclo que elijas.

10. Uso razonable y límites

El plan no vende paquetes de mensajes: lo que se contrata aparte son los add-ons (ver Add-ons). Para proteger el servicio de todos, hay límites de uso razonable:

• El asistente del dueño y del equipo no tiene tope mensual. Sólo se frena a una persona que manda más de sesenta (60) mensajes en diez minutos, o a un negocio que pasa de dos mil (2.000) en un día; al rato, o al día siguiente, sigue.
• Algunas funciones tienen un cupo mensual, según el plan y los add-ons, que el panel te muestra: las conversaciones del asistente con tus clientes, con el add-on (al agotarse, el chat sigue con un menú de botones); los recordatorios y las difusiones por WhatsApp (al agotarse, dejan de salir por WhatsApp); y los diseños y textos con inteligencia artificial. El cupo se renueva cada mes, también en el plan anual.
• Si detectamos mensajes automáticos, uso ajeno al negocio o intentos de manipular al asistente, podemos pausarlo y avisarte.

11. Los números de WhatsApp

Pidi usa tres números de WhatsApp propios, que son de PIDI LABS S.A.S. y están cada uno en su propia cuenta de WhatsApp Business de PIDI LABS S.A.S.: el de ventas, para quien quiere conocer Pidi; el del asistente y avisos, para ti y tu equipo; y el de recordatorios, para tus clientes. Si contratas «WhatsApp para tus clientes», se suma el tuyo.

El número del asistente, para ti y tu equipo

• Ahí tú y tu equipo le escriben al asistente de tu negocio (ver Los asistentes de inteligencia artificial) y reciben el resumen del día, la pregunta por las citas sin cerrar y los avisos de rutina.
• Cada persona se vincula con una invitación por WhatsApp: desde el panel nos das su teléfono y le enviamos a ese número un mensaje que dice quién la agregó y a qué negocio, con «Sí, soy yo» y «No soy yo». Sólo queda vinculada si confirma desde ese mismo teléfono. La invitación vence a las cuarenta y ocho (48) horas; con «No soy yo» te avisamos y ese número no se vuelve a invitar en treinta (30) días. De respaldo, la persona puede vincularse mandando desde su WhatsApp el código de un solo uso que le das en el panel.
• Es el mismo número para todos los negocios que usan Pidi. Quien trabaja en varios elige en cuál está trabajando: cada respuesta dice el negocio, y cada botón y cada confirmación valen sólo en el negocio que los envió.
• Por ese número también te escribimos los avisos importantes de Pidi —la prueba que termina, un cobro que no pasó, el plan suspendido, tu dominio—, además del correo. Con «Hablar con Pidi» te atiende una persona de Pidi, y mientras tanto el asistente calla, hasta ocho (8) horas.
• El asistente de tu equipo está siempre encendido. Quien no quiera usarlo no se vincula, y cuando le quitas el acceso a una persona desde el panel, el asistente deja de atenderla por tu negocio.
• Quien escribe BAJA en ese número deja de recibir por ahí los mensajes que Pidi inicia, de todos los negocios, también los avisos al dueño (que siguen llegando por correo y en el panel). Si después escribe, se le contesta, pero escribir no lo reactiva: le ofrecemos un botón para volver, o puede escribir ALTA.

El número de recordatorios, para tus clientes

• Desde él les enviamos a tus clientes, a nombre de tu negocio, el recordatorio de su cita un día antes y una hora antes, el aviso cuando tu negocio cancela o cambia su cita y los avisos de su devolución (ver Las devoluciones a tus clientes). Según el mensaje, traen botones para confirmar, cambiar la hora —sólo a horas que da tu agenda— o cancelar con tus reglas. En ese número no atiende una inteligencia artificial: a lo que el cliente escriba aparte se le contesta con un mensaje fijo y un botón para escribirle a tu negocio (a tu número si tienes el add-on, al WhatsApp de tu página o a tu teléfono), salvo lo que contesta a lo nuestro: confirmar, cancelar o mover su cita y elegir qué hacer con su devolución.
• Los recordatorios sólo le llegan a quien los autorizó: en tu página, con una casilla que nombra a Pidi; en tu WhatsApp, al reservar, si tienes el add-on; o cuando alguien de tu negocio agenda la cita en el panel, en la app o por el asistente y marca la casilla de los recordatorios. Al marcarla, tu negocio declara que el cliente le autorizó recibir esos mensajes de Pidi, desde un número de Pidi, y responde por esa autorización. Guardamos quién la marcó y cuándo. También puedes encenderla o apagarla en la ficha de cada cliente. No hacemos altas masivas ni trasladamos a este número autorizaciones de reservas anteriores.
• Los avisos de servicio no necesitan esa casilla: que tu negocio canceló o cambió la cita de un cliente, y lo de su devolución (qué elegir, la llave que falta, el dinero devuelto) le llegan por ese número aunque no haya marcado los recordatorios, porque son sobre su propia cita y su propio dinero, no le recuerdan nada ni le ofrecen nada. Sí los detiene su BAJA.
• Los recordatorios de Pidi no se apagan para todo tu negocio: los decide cada cliente, con su autorización y su BAJA. Lo que sí puedes es quitar o declarar la autorización de un cliente en su ficha. Pidi puede pausarlos para tu negocio si detecta un uso indebido (ver más abajo). Lo que tus clientes contestan a un recordatorio lo ves en el panel, en sólo lectura, durante treinta (30) días.
• Salen durante la prueba y durante la gracia de un cobro; con la suscripción vencida o terminada, no. Los recordatorios por correo siguen saliendo, además del WhatsApp.
• Ese número lo comparten todos los negocios que usan Pidi. Por eso, si un cliente escribe BAJA ahí, deja de recibir los recordatorios de todos los negocios por ese número. Escribir después no los reactiva: le ofrecemos un botón para volver a recibirlos, o puede escribir ALTA. Si después vuelve a marcar la casilla en tu página, vuelve a recibir sólo los de tu negocio. Lo que tu negocio declara al agendar no quita una BAJA, y el panel te avisa cuando un cliente la tiene.
• Los frenos. Para que ningún negocio les escriba de más a sus clientes ni se gaste lo que el número puede enviar en un día, hay topes: uno diario de avisos de «canceló» y «cambió» por negocio, otro por cliente al día, y una parte máxima del cupo diario del número para cada negocio. Lo que pase de ahí sale sólo por correo, y antes de cancelar varias citas a la vez el panel te dice a cuántos clientes les llegará el aviso por WhatsApp. Si tu negocio cancela una cita que acaba de crear y todavía no le habíamos escrito al cliente, el aviso no sale por WhatsApp.
• La pausa por bajas. Si muchos clientes de tu negocio escriben BAJA en ese número en poco tiempo, pausamos los recordatorios de Pidi de tu negocio, te lo mostramos en el panel con el motivo y los reanudamos después de revisarlo. Lo demás de tu negocio sigue funcionando.
• Meta limita cuántas conversaciones nuevas empieza cada número al día. Si un día no alcanza, van primero los avisos de las citas que canceló tu negocio y los recordatorios del día anterior, y lo que no alcance sale sólo por correo.

En sus números, Pidi habla en nombre de tu negocio

Lo que el asistente les dice a ti y a tu equipo sobre tu negocio, y lo que les enviamos a tus clientes desde el número de recordatorios, lo tratamos por cuenta tuya, como encargado (ver Los datos de tus clientes). Los números y sus cuentas son de PIDI LABS S.A.S.: no son tuyos y no se transfieren. El registro de quién escribió BAJA en un número de Pidi lo lleva PIDI LABS S.A.S., porque vale para todos los negocios.

Tu número, con «WhatsApp para tus clientes»

Tu propio número sólo se conecta a Pidi si contratas este add-on (ver Add-ons). Entonces:

• El número y la cuenta de WhatsApp Business son tuyos. Los conectas desde el panel con el proceso de Meta y aceptas directamente las condiciones y políticas de WhatsApp Business y de Meta, que mandan sobre el canal. Pidi y su proveedor técnico, Kapso, son proveedores de tecnología: no son dueños de tu número.
• Sigues usando la app de WhatsApp Business en tu celular. Meta puede cortar el vínculo con Pidi, por ejemplo si el celular pasa varios días sin abrir esa app; para evitarlo, basta con seguir usándola. Ni Meta ni Kapso nos dicen cuándo se usó el celular por última vez, así que no podemos avisarte antes: te avisamos cuando sabemos que Meta ya lo desconectó, con el motivo que dé Meta y cómo volver a conectarlo. Mientras tanto, el asistente de tus clientes no opera en tu número.
• Tú respondes por el contenido que envías y por tener la autorización de cada persona a la que le escribes. Las difusiones de promociones sólo llegan a quien las autorizó aparte (hoy, con la casilla de tu página) y sólo salen en los días y horas que permite la Ley 2300 de 2023: de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos, y una por día. Si envías una fuera de ese horario, queda programada para el siguiente momento permitido, y la que siga enviándose cuando cierra el horario se detiene.
• Cuando un cliente escribe BAJA en tu número, deja de recibir todos tus mensajes por WhatsApp, incluidos los de sus citas, y también tus recordatorios desde el número de Pidi; con SIN PROMOS, sólo las promociones. Si pide hablar con una persona, se avisa a tu equipo y, en cuanto alguien contesta, el asistente se calla por unas horas. Atender a quien pide una persona es tuyo: el asistente no reemplaza esa atención.
• Si alguien de tu equipo le escribe a tu número, recibe un botón para escribirle al asistente en el número de Pidi.
• Algunas notas de voz llegan transcritas por Kapso; si una llega sin transcripción, el asistente pide que se la escriban. Las fotos y los documentos no se interpretan: se le ofrece al cliente pasárselos a tu equipo.

Lo que no controlamos

Meta pone límites a todos los números, los de Pidi y el tuyo: pasadas veinticuatro (24) horas desde el último mensaje de una persona sólo se le pueden enviar ciertos mensajes, y cada número tiene un tope de conversaciones nuevas por día que Meta puede bajar si hay quejas. Por eso un aviso puede no salir. No garantizamos la entrega de cada mensaje ni respondemos por bloqueos, límites o cambios de política de Meta.

12. Los asistentes de inteligencia artificial

Pidi tiene asistentes que hacen cosas reales en tu negocio: el tuyo agenda, cancela, registra ventas, cambia precios y bloquea la agenda; el de tu equipo muestra la agenda y la producción de cada persona y marca su entrada. Los dos atienden en el WhatsApp del asistente de Pidi y en el panel. Con «WhatsApp para tus clientes», el de tus clientes atiende tu número —reserva, mueve, cancela y vende— y el tuyo, además, le contesta a un cliente.

• Lo que ordenas por el chat vale como lo que haces en el panel. Una cancelación o un cambio de precio dictado por WhatsApp obliga igual.
• Lo importante se confirma antes: agendar, mover o cancelar citas, marcar que alguien no vino, registrar cobros y ventas, cambiar precios o el catálogo, contestarle a un cliente y publicar tu página piden «Sí, confirmar» con botones, y un botón de hace más de treinta (30) minutos ya no ejecuta. Bloquear la agenda o preparar un diseño van directo, porque se deshacen fácil. Una cita cancelada y un «no vino» son definitivos: no se deshacen.
• Pueden equivocarse al entender una fecha, un nombre o una nota de voz. No garantizamos que sus respuestas sean completas o exactas en todos los casos. Tú supervisas lo que hacen, decides en qué horario atiende el de tus clientes y puedes apagarlo.
• Lo que le enseñas lo respondes tú: precios, políticas, horarios, parqueadero o cualquier dato que el asistente repita a tus clientes.
• Sus informes, proyecciones y sugerencias son insumos para tu decisión y no son asesoría contable, tributaria, financiera, jurídica ni médica.
• Para mejorar el asistente, revisamos cada semana una muestra de conversaciones sin teléfonos ni correos, como lo describe el acuerdo de encargo. No entrenamos modelos con tus conversaciones.

13. Tu página y tu contenido

• Tú respondes por tu contenido: textos, fotos, precios, horarios, promociones, reseñas que respondas y todo lo que publiques. Declaras que tienes derecho a usar las fotos, logos y marcas que subes, y la autorización de las personas que aparecen en ellas.
• Las plantillas, las secciones y el diseño son de Pidi: los usas mientras dure tu suscripción.
• El diseño con inteligencia artificial propone; nada se guarda sin que lo aceptes en el editor ni se publica por WhatsApp sin que lo pidas. Revisa lo que propone: puede tener textos inexactos.
• Las reseñas de tus clientes se publican en tu página; puedes responderlas. Podemos retirar contenido ilícito, ofensivo o que infrinja derechos de terceros.
• Al terminar la suscripción, tu página deja de estar disponible para el público.

14. Dominios comprados con Pidi

Desde tu página puedes comprar un dominio propio. Sólo el dueño del negocio puede hacerlo, y cada negocio tiene uno activo a la vez.

• Queda a tu nombre. El dominio se registra con tus datos como titular, a través de Vercel Inc. y sus registradores (Name.com, Inc. o Tucows Domains Inc.), y vive en la cuenta de Vercel de Pidi, que lo conecta a tu página. El registro se rige también por el contrato del registrador, las reglas de cada terminación y las de ICANN, que aceptas al comprar.
• Precio en dólares, cobrado en pesos. Antes de pagar ves el precio del primer año y el de la renovación, en dólares y con IVA incluido; se cobra en pesos con la tasa representativa del mercado (TRM) del día del cobro. La renovación puede costar distinto del primer año, y los pesos cambian con la TRM.
• Primero cobramos y después compramos. Se paga sólo con tarjeta. Si el dominio no se puede registrar, anulamos el cobro; si ya no se puede anular, lo devolvemos con Wompi, que puede tardar hasta diez (10) días hábiles. Una vez registrado, no tiene devolución: los registradores no reembolsan.
• Se renueva cada año con aviso, con un cobro aparte del plan: te avisamos cuarenta (40) días antes con el precio, cobramos treinta (30) días antes a la tarjeta del negocio y, si no pasa, reintentamos hasta el día anterior al vencimiento. Puedes apagar la renovación desde el panel.
• Sin plan activo no lo renovamos: te avisamos para que reactives o te lleves el dominio, que sigue siendo tuyo. Si vence, tu página vuelve a su dirección de pidi.app, y recuperarlo depende de lo que permita el registro y de pagar su precio.
• Confirma el correo del titular. El registro te escribe, en inglés, para que confirmes tu correo. Si no lo confirmas en quince (15) días, el registro suspende el dominio y tu página deja de abrir con él hasta que lo confirmes. Te lo recordamos, pero mantener tus datos de titular al día es tu deber.
• Te lo puedes llevar. A partir de los sesenta (60) días de registrado pides desde el panel el código de traslado a otro proveedor, aunque ya no uses Pidi.
• No vendemos terminaciones que exigen requisitos del país del registro, nombres con tildes ni dominios premium por encima del precio máximo que tengamos fijado: el panel sólo te ofrece los que vendemos.
• Respondes por el nombre que eliges y por su uso: un tercero puede reclamarlo por su marca según las políticas de disputas de ICANN.

15. Tu equipo

• Pidi registra la entrada de tu equipo, sus citas atendidas, su producción y sus comisiones o arriendos. Es información laboral que decides tú: debes informarle a tu equipo que se registra, quién la ve y para qué la usas.
• El vínculo de cada colaborador con el asistente, en el WhatsApp de Pidi, es voluntario: sólo queda vinculado si lo confirma desde su teléfono, y lo puede quitar cuando quiera desde el panel o escribiendo BAJA en ese número.
• Las liquidaciones son un cálculo de apoyo. Pagar a tu equipo y cumplir tus obligaciones laborales, civiles y tributarias (seguridad social, retenciones, nómina electrónica) te corresponde a ti.

16. Los pagos de tus clientes

• Los anticipos y los pedidos que pagan tus clientes van a tu propia cuenta de Wompi, con tu contrato con Wompi. Pidi no recibe ese dinero.
• Tú fijas precios, anticipos, cargos y políticas de cancelación y de reembolso, y Pidi los aplica igual en tu página, en el panel, en los recordatorios y, con el add-on, en tu WhatsApp. Mantenlos al día: es lo que ven y lo que se les cobra a tus clientes.
• La relación de consumo es entre tú y tu cliente: respondes por tu servicio, tus productos, las garantías, las devoluciones, el derecho de retracto y la reversión del pago cuando apliquen (Ley 1480 de 2011).

17. Las devoluciones a tus clientes

Cuando se cancela una cita, un pedido o una venta que tu cliente ya pagó en línea y tu política le devuelve algo, Pidi aplica un solo proceso para todos los medios de pago. La pasarela no devuelve el dinero por su cuenta (Wompi sólo revierte, y por el total, algunos pagos con tarjeta de crédito), así que la devolución en dinero la haces tú, desde tu cuenta, porque el dinero está en tu cuenta de Wompi y Pidi nunca lo recibe.

Lo que elige el cliente

• Si cancela el cliente dentro del plazo de tu política, elige entre saldo a favor en tu negocio, por todo lo que tu política devuelve, o dinero, por lo que tu política devuelve menos los costos de administración: lo que la pasarela te cobró por ese pago. Nunca se le descuenta más que eso: recibe lo menor entre lo que dice tu política y lo que pagó menos ese costo. Antes de elegir ve las dos cifras.
• Si cancelas tú (o quien lo atiende no puede, o el pago llegó tarde a un cupo que ya tomó otro), el cliente recibe todo lo que pagó, sin descuento, y elige entre mover la cita a otra hora que dé tu agenda, saldo a favor o dinero. Un pedido no se mueve.
• Si no elige, el valor queda como saldo a favor: a las veinticuatro (24) horas si canceló él, y si cancelaste tú, después de un recordatorio a las veinticuatro (24) horas y setenta y dos (72) horas más. Lo mismo si eligió dinero y no dio a dónde devolvérselo. El saldo nunca le quita nada: lo puede pedir después en dinero.

El saldo a favor

• Vale sólo en tu negocio, en todas sus sedes, y no vence.
• Se usa solo para pagar el anticipo de su siguiente reserva en línea y sus pedidos en línea; en el local, cuando quien cobra lo aplica. Antes de pagar se le dice cuánto del saldo se usa.
• El cliente puede pedirlo en dinero cuando quiera, todo de una vez: si vino de una cancelación suya, con los mismos costos de administración; si vino de una tuya, sin descuento.

La devolución en dinero

• Se hace a la llave Bre-B que da el cliente (celular, número de documento, correo o llave alfanumérica). Se le repite antes de guardarla y sólo se guarda con su confirmación.
• Tienes cinco (5) días hábiles para devolverla, contados desde el día siguiente a aquél en que el cliente dio la llave, con los festivos de Colombia. La ves en el panel, en Reembolsos, con el monto, la llave y el plazo; te avisamos cuando llega y cada mañana si vence en dos días hábiles o ya venció.
• Al devolverla, marca «Ya lo devolví» en el panel, con el comprobante si quieres; entonces le avisamos al cliente. No marques como devuelto lo que no salió de tu cuenta.
• Si no devuelves a tiempo, el incumplimiento es tuyo frente a tu cliente y a la autoridad de protección al consumidor. Pidi no responde por el dinero que no está en sus manos.

Los costos de administración

Se calculan con la tarifa que te cobra la pasarela, que configuras en el panel (Pagos), por medio de pago si alguna difiere; sin configurarla, se usa la tarifa estándar publicada por Wompi. Te obligas a configurar sólo lo que de verdad te cobra la pasarela: los costos de administración recuperan ese costo y nunca son una ganancia para ti ni para Pidi. Tu política de cancelación, que le muestras al cliente antes de pagar, tiene que decir que existen.

18. Los datos de tus clientes

Frente a los datos de tus clientes y la información laboral de tu equipo, tú eres el responsable del tratamiento y Pidi es el encargado, según el Acuerdo de encargo del tratamiento, que aceptas con estos términos. En especial, te obligas a:

• Tener la autorización de cada titular antes de cargar sus datos o de escribirle, y una política de tratamiento propia.
• Tener, y poder probar, la autorización de cada cliente al que marcas para recibir los recordatorios de Pidi cuando agendas su cita (ver Los números de WhatsApp).
• Darnos, para la invitación al asistente, sólo el teléfono de la persona de tu equipo a quien invitas.
• Registrar datos sensibles, como los de salud, sólo con la autorización explícita del titular y marcados como «dato sensible» en el panel: así no llegan al asistente. Una nota sin esa marca se le muestra al asistente para atender al cliente.
• Atender las solicitudes de tus clientes sobre sus datos en los plazos de la ley. Las que llegan por el chat te llegan al panel con su plazo, y desde ahí se atienden.
• No usar listas compradas ni contactos sin autorización vigente.
• Usar la llave Bre-B de un cliente sólo para devolverle su dinero, y no copiarla ni guardarla por fuera de Pidi.

19. Uso aceptable

No puedes usar Pidi para:

• Actividades ilegales o que infrinjan derechos de terceros.
• Vender por el chat productos o servicios que prohíben las políticas de WhatsApp o la ley.
• Enviar mensajes no solicitados, publicidad sin autorización o fuera de los horarios que permite la ley, o cargar listas de contactos sin autorización.
• Publicar en tu página contenido ilícito, engañoso, ofensivo o sin los derechos necesarios.
• Comprar un dominio para suplantar a otro o aprovechar una marca ajena.
• Acceder a datos de otro comercio, vulnerar los controles de acceso o extraer información de forma automatizada.
• Manipular a los asistentes para que revelen información ajena o hagan algo no autorizado.
• Revender o sublicenciar Pidi sin autorización escrita.
• Configurar unos costos de la pasarela mayores que los reales, o retener una devolución que tu política le reconoce al cliente.

20. Propiedad intelectual

La plataforma, su software, sus plantillas, su diseño y la marca Pidi son de PIDI LABS S.A.S. Recibes una licencia de uso limitada, no exclusiva e intransferible mientras dure tu suscripción.

Tus datos y tu contenido son tuyos. Los textos que el asistente o el diseñador generan para tu negocio a tu pedido puedes usarlos libremente. Nos das permiso para alojar, mostrar y procesar tu contenido sólo para prestarte el servicio.

21. Disponibilidad y soporte

Trabajamos para que Pidi esté disponible y con copias de respaldo, pero no garantizamos un servicio ininterrumpido ni libre de errores. Puede haber mantenimientos, que avisamos cuando es posible, y fallas de los terceros de los que dependemos: Meta y WhatsApp, Kapso, Wompi, los proveedores de infraestructura y de inteligencia artificial.

El soporte es para los comercios: desde el panel, por correo a infraestructura@pidi.app, al teléfono +57 324 341 4116 o con «Hablar con Pidi» en el WhatsApp del asistente de Pidi. Tus clientes te escriben a ti: Pidi no los atiende directamente, y a quien le escribe al número de recordatorios le da un botón para escribirte.

22. Límite de responsabilidad

En la medida en que lo permita la ley colombiana, la responsabilidad total de Pidi frente al comercio por cualquier reclamación relacionada con el servicio se limita a lo que ese comercio le pagó en los doce (12) meses anteriores al hecho que la origina. No respondemos por lucro cesante, pérdida de clientela, daños indirectos, el contenido que cargue el comercio ni lo que decida con base en los informes o los asistentes.

Este límite no aplica cuando la ley no admite limitación: dolo, culpa grave, daños a la vida o a la integridad de las personas, ni frente a los derechos irrenunciables del consumidor.

23. Indemnidad

Mantendrás indemne a Pidi frente a reclamaciones de terceros —tus clientes, tu equipo, titulares de marcas o autoridades— que vengan de: tu contenido y el de tu página; lo que le enseñes al asistente; la falta de autorización para tratar datos o para escribir por WhatsApp, también la del cliente que marcas para recibir los recordatorios de Pidi; el registro de datos sensibles sin autorización explícita; la información laboral de tu equipo; el uso de tu dominio; o el incumplimiento de tus deberes como responsable del tratamiento.

24. Suspensión y terminación

Podemos suspender o terminar el acceso, con aviso previo salvo urgencia, si hay mora en el pago, un uso contrario a Uso aceptable o a las políticas de Meta, un riesgo de seguridad para los titulares o para otros comercios, o una orden de autoridad. Si la causa se puede corregir, te decimos qué y en qué plazo. Mientras un negocio está suspendido, nadie de su equipo entra al panel y su página deja de atender.

Tú puedes terminar en cualquier momento cancelando la suscripción (ver Renovación, cambio de ciclo y cancelación).

25. Tus datos al terminar

• Mientras tu suscripción esté vigente, tus datos se conservan y el dueño descarga una copia de todos cuando quiera desde el panel (Configuración → Tus datos): un archivo con una tabla por cada tipo de dato, que se abre en cualquier hoja de cálculo.
• Seis (6) meses después de terminar la suscripción borramos los datos personales de tus clientes, sus conversaciones y el registro de entrada de tu equipo, salvo lo que la ley obliga a conservar: las citas y ventas con sus montos quedan, sin datos que identifiquen a nadie. Te avisamos por correo treinta (30) y siete (7) días antes; si reactivas tu plan antes, no se borra nada. Tu cuenta y la de tu equipo se conservan mientras existan.
• Si ya no puedes entrar al panel, pide la copia a infraestructura@pidi.app desde el correo del dueño dentro de esos seis (6) meses, y te la enviamos en un formato de uso común dentro de los quince (15) días hábiles siguientes.
• Si nos pides suprimirlos antes, lo hacemos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, salvo lo que la ley nos obligue a conservar.
• Tu dominio es tuyo y te lo llevas, y también tu número de WhatsApp si lo conectaste con el add-on. Los números de WhatsApp de Pidi son de PIDI LABS S.A.S..

26. Ley aplicable y controversias

Estos términos se rigen por las leyes de Colombia. Las partes buscarán resolver cualquier diferencia de buena fe y de manera directa dentro de los treinta (30) días siguientes a la comunicación escrita que la plantee. Si no se logra, la resolverán los jueces competentes de Itagüí (Antioquia), domicilio de PIDI LABS S.A.S., sin perjuicio de los fueros que la ley le reconozca a quien actúe como consumidor y de las competencias de la Superintendencia de Industria y Comercio.

27. Cambios a estos términos

Podemos modificarlos. Los cambios sustanciales los avisamos por correo o en el producto con quince (15) días de antelación y te pedimos aceptar la versión nueva; los de precio, con treinta (30). Si no estás de acuerdo, puedes cancelar sin penalidad antes de que rijan. Cada versión queda publicada con su fecha.

28. Comunicaciones y disposiciones finales

• Te escribimos al correo de la cuenta del dueño, por el panel y por el WhatsApp del asistente de Pidi; tú nos escribes a infraestructura@pidi.app, nos llamas al +57 324 341 4116 o nos escribes a Carrera 58 # 14 Sur - 40, Itagüí, Antioquia, Colombia. Las comunicaciones electrónicas valen como escritas.
• Si una cláusula resulta inválida, las demás siguen vigentes. Que no exijamos una obligación en un momento no significa que renunciemos a ella.
• No puedes ceder este contrato sin nuestra autorización. PIDI LABS S.A.S. puede cederlo a una sociedad que continúe el servicio, avisándote.
• Estos términos, el acuerdo de encargo y la política de datos son todo lo acordado sobre Pidi, salvo lo que pactemos por escrito, como un precio de fundador.