Política de tratamiento de datos personales

1. Quién responde por tus datos

PIDI LABS S.A.S. (en adelante, «Pidi»), sociedad colombiana identificada con NIT 902.110.093-9, con domicilio en Itagüí (Antioquia), dirección de notificación en Carrera 58 # 14 Sur - 40, Itagüí, Antioquia, Colombia, teléfono +57 324 341 4116, inscrita en la Cámara de Comercio del Aburrá Sur. Pidi es una marca de PIDI LABS S.A.S.

Canal para todo lo relacionado con datos personales: infraestructura@pidi.app; el teléfono +57 324 341 4116 sirve para orientarte. El correo es el canal habilitado para consultas y reclamos y el que acredita la fecha en que se radicó una solicitud. Las atiende la gerencia de PIDI LABS S.A.S. El procedimiento está en habeas data.

Esta política cumple la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas colombianas de protección de datos.

2. Los dos papeles de Pidi

No tratamos igual todos los datos. De quién es cada dato depende quién decide para qué se usa y ante quién ejerces tus derechos.

Como encargado, Pidi trata los datos de los clientes de cada comercio siguiendo sus instrucciones y para prestarle el servicio, según el Acuerdo de encargo del tratamiento. Si eres cliente de un negocio y quieres, por ejemplo, que borren tus datos, quien decide es ese negocio; si nos escribes a nosotros, le trasladamos tu solicitud y te lo decimos.

Los números de WhatsApp de Pidi

Pidi tiene tres números de WhatsApp propios, de PIDI LABS S.A.S., cada uno en su propia cuenta de WhatsApp Business: el de ventas; el del asistente y avisos, que atiende a los dueños y a los equipos de todos los comercios; y el de recordatorios, que les escribe a los clientes de todos los comercios. En el del asistente y en el de recordatorios, Pidi habla en nombre de cada comercio y trata esos datos como su encargado. Lo que Pidi decide por su cuenta en esos números —el soporte, sus propios avisos y el registro de quién pidió no recibir mensajes, que respeta para todos los comercios— lo trata como responsable. Además, cada comercio que contrata el add-on «WhatsApp para tus clientes» conecta su propio número, del que es titular.

El registro de contacto común

Para que una persona no quede duplicada en cada negocio que usa Pidi, la plataforma guarda un solo registro de contacto por persona: nombre, teléfono y correo, únicos en toda la plataforma. Cada negocio ve ese registro sólo si la persona tiene citas o compras con él, y sólo ve su propio historial: las citas, compras, notas y conversaciones con otros negocios no las ve. Si la persona le da a un negocio un dato que su registro no tenía, como el correo, ese dato queda en el registro común y lo ven también los otros negocios donde ya es cliente. Pidi responde por mantener ese registro común.

3. Qué datos tratamos

De los comercios y su equipo (como responsable)

• Nombre, correo, teléfono, cargo y rol; los datos del negocio (nombre, NIT, sedes, horarios); la foto si la suben.
• Suscripción, cobros y comprobantes. De la tarjeta, sólo la marca, los cuatro últimos dígitos y la referencia que entrega la pasarela: Pidi nunca recibe ni guarda el número completo ni el código de seguridad, que van directo a Wompi.
• El registro de acceso: sesiones con la dirección IP y el navegador, y la actividad sensible dentro del panel.
• La aceptación de los términos y de esta política: la versión, la hora, el rol, el canal, el navegador o el aparato y la dirección IP convertida en un código irreversible (un hash con sal).
• De la verificación de una tarjeta, el resultado y la referencia del cobro de verificación que se anula.
• El vínculo de su WhatsApp con su cuenta: el teléfono al que el dueño le envió la invitación y su respuesta («Sí, soy yo» o «No soy yo»), o el número desde el que mandó su código de respaldo; y, si trabaja en varios negocios, en cuál está trabajando. Lo que le piden al asistente sobre el negocio, en el WhatsApp de Pidi o en el panel, lo tratamos por cuenta del negocio, como encargado.
• Si compran un dominio con Pidi: nombre, dirección, teléfono y correo del titular, que se entregan a Vercel, al registrador y al registro del dominio según las reglas de ICANN.

De los interesados y visitantes (como responsable)

• Formulario de pidi.app: nombre, WhatsApp, nombre del negocio, ciudad y el mensaje que escriban, y la prueba del aviso de datos que vieron: el texto, su versión, la hora, el navegador y la dirección IP convertida en un código irreversible (un hash con sal).
• WhatsApp de ventas de Pidi, o el del asistente y avisos cuando escriben sin ser del equipo de un negocio o piden soporte: número, nombre de perfil y lo que escriban.
• Demostración: lo que se escriba en ella (pedimos no escribir datos reales) y la dirección IP convertida en un código irreversible (un hash con sal) para limitar las visitas.
• Visitantes: el país aproximado según la IP, para mostrar precios y el número de ventas de su país, y la medición agregada de la página (ver Cookies).

De los clientes finales de cada comercio (como encargado)

• Nombre, teléfono y correo; la foto si el negocio la sube.
• Citas y servicios, compras y pedidos, dirección de entrega, anticipos y pagos (el resultado y su referencia, nunca la tarjeta), reseñas y faltas si el negocio activa ese control.
• Las conversaciones con el WhatsApp del negocio, si lo tiene conectado (textos, notas de voz y su transcripción, fotos y documentos), y lo que contesta a sus recordatorios en el WhatsApp de recordatorios de Pidi.
• Si a la persona se le devuelve algo: su saldo a favor en ese negocio y sus movimientos, lo que eligió (saldo o dinero) y, si pide dinero, su llave Bre-B —su celular, su número de documento, su correo o una llave alfanumérica—, que sólo se guarda después de que la confirma, el plazo del negocio y el comprobante que el negocio adjunta al devolver. La llave la ven sólo el dueño y los administradores del negocio.
• Si reserva para otra persona, el nombre de quien va a la cita.
• Preferencias y notas que el negocio, su equipo o el asistente escriben sobre la persona.
• Sus autorizaciones —también la de recibir los recordatorios de Pidi y, si la marcó el negocio al agendar, quién la marcó— y sus bajas, con el texto exacto, la fecha y el medio, y las veces que se le preguntó por los recordatorios.

En cada número de WhatsApp de Pidi

• Por cada persona, lo que WhatsApp exige llevar número por número: si la conversación de veinticuatro horas está abierta, si pidió la baja, si su número dejó de existir y el identificador que Meta le da en esa cuenta; en el del asistente, en qué negocio está trabajando, y en el de recordatorios, el último negocio que le escribió.

4. Para qué los usamos

Como responsable

• Crear y administrar las cuentas, dar acceso y prestar el servicio contratado, con base en el contrato y en la autorización que se da al aceptar los términos y esta política.
• Cobrar la suscripción y los dominios, facturar y cumplir obligaciones tributarias y contables.
• Enviar comunicaciones del servicio: códigos de entrada, avisos de funcionamiento, de cobro, de seguridad y de cambios en las condiciones, y dar soporte.
• Responder a los interesados y contarles cómo funciona Pidi, con la autorización que dan al escribirnos o al enviar el formulario después de leer el aviso de datos.
• Registrar los dominios que compran los dueños, a su nombre.
• Llevar el registro de quién pidió no recibir mensajes en cada número de Pidi, para respetarlo en todos los comercios, y atender el soporte que se pide en el WhatsApp del asistente.
• Vigilar que el número de recordatorios no se use de más: contar, por comercio, los avisos que salen y las bajas que piden sus clientes, para aplicar los topes y pausar los recordatorios de un comercio cuyos clientes piden la baja en exceso.
• Mantener la seguridad, prevenir el fraude y el abuso, y atender requerimientos de autoridades.
• Medir el uso de forma agregada para mantener y mejorar el producto.

Los avisos de servicio. Los recordatorios desde el número de Pidi sólo salen con su autorización aparte (ver Cómo pedimos la autorización). En cambio, que el negocio canceló o cambió la cita y lo de la devolución salen aunque la persona no haya marcado esa casilla, porque son sobre la cita o el pago que ella misma pidió y autorizó al reservar; los detiene su BAJA.

Como encargado

Sólo para prestarle al comercio el servicio: agendar, confirmar y cancelar citas, y recordarlas desde el WhatsApp de recordatorios de Pidi, a nombre del comercio; avisarle a la persona por ese número cuando el comercio cancela o cambia su cita y lo de su devolución; vender y cobrar con la cuenta de pagos del comercio; llevar el saldo a favor y las devoluciones, y darle al comercio la llave Bre-B para que devuelva el dinero; atender al dueño y a su equipo en el WhatsApp del asistente de Pidi y avisarles; atender el WhatsApp del comercio con el asistente, si tiene el add-on; mostrar su página y sus reseñas; calcular la producción de su equipo; y darle informes de su negocio. Además, con la autorización del comercio, revisar la calidad del asistente y medir el servicio en cifras agregadas (ver Inteligencia artificial).

No vendemos datos personales, no los cedemos a terceros con fines comerciales, no los usamos para publicidad propia ni de terceros y no entrenamos modelos de inteligencia artificial con las conversaciones.

5. Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes

Son sensibles los datos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los de salud y los biométricos (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012). Nadie está obligado a darlos.

Pidi no pide datos sensibles y ningún campo del producto los exige. Pero pueden entrar, y lo decimos:

• Las notas sobre un cliente son texto libre. Un negocio puede escribir ahí una alergia o una indicación médica, y eso es un dato de salud. Para eso existe la marca «dato sensible»: quien la pone afirma que el cliente lo autorizó expresamente y que se le dijo que no estaba obligado a darlo. Una nota sensible sólo la ven el dueño y los administradores del negocio, quien la escribió y quien atiende al cliente en su cita, y nunca se le entrega al asistente de inteligencia artificial. Las notas sin esa marca sí: las cinco más recientes se le entregan para atenderlo.
• Lo que se dice en el chat. El asistente no guarda como nota los datos de salud ni otros datos sensibles que se le cuenten; se le dice a la persona que se lo cuente a quien la atienda.
• Las fotos que el negocio publique o asocie a una persona pueden ser datos sensibles según su contenido.
• Las notas de voz: algunas llegan convertidas en texto por Kapso, el proveedor técnico de WhatsApp, que guarda el audio y su transcripción. No se usan para identificar a nadie por su voz.

En esos casos el responsable es el comercio, que debe obtener la autorización explícita del titular e informarle que no está obligado a darla (artículo 6 de la Ley 1581 y artículo 6 del Decreto 1377 de 2013), o no registrarlos. Pidi los trata como encargado, con las mismas medidas de seguridad que el resto, y no los usa para nada propio.

Niños, niñas y adolescentes. El panel y la app no son para menores de edad. Cuando un menor recibe un servicio de un negocio, el tratamiento debe responder a su interés superior y contar con la autorización de su representante legal (artículo 7 de la Ley 1581 y artículo 12 del Decreto 1377); recogerla le corresponde al negocio.

6. Inteligencia artificial

Parte del servicio funciona con modelos de inteligencia artificial. Lo contamos con detalle porque el titular tiene derecho a conocerlo antes de autorizarlo.

Qué hacen los asistentes

• El de los clientes atiende el WhatsApp del negocio, sólo si el negocio tiene el add-on «WhatsApp para tus clientes»: reserva, mueve y cancela citas con la política del negocio, vende productos con enlace de pago, contesta con lo que el negocio le enseñó y avisa al equipo cuando alguien pide una persona.
• El del dueño y los administradores, en el WhatsApp del asistente de Pidi y en el panel, consulta y ejecuta lo que se le pide: agendar, cancelar, registrar ventas, cambiar precios, bloquear la agenda y, si el negocio tiene el add-on, contestarle a un cliente.
• El del equipo, en el mismo WhatsApp de Pidi, le muestra a cada colaborador su agenda y su producción, marca su entrada, cierra sus citas y agenda, mueve o cancela las suyas.
• El diseñador de la vitrina propone textos y diseños a partir del logo, las fotos y los servicios del negocio.
• Los recordatorios no usan inteligencia artificial: el WhatsApp de recordatorios de Pidi envía mensajes fijos con botones y, a lo que se le escriba aparte, contesta con un mensaje fijo y un botón para escribirle al negocio (a quien es del equipo de un negocio, para escribirle a su asistente).

Qué límites tienen

• Actúan con los permisos de quien escribe: un cliente sólo ve y cambia lo suyo, y cada persona del equipo lo que su rol permite.
• En el WhatsApp del asistente de Pidi, que comparten todos los negocios, cada persona trabaja en un negocio a la vez: la inteligencia artificial no lo cambia, cada respuesta dice en cuál está y cada botón y cada confirmación valen sólo en el negocio que los envió.
• Lo que cambia algo importante se confirma antes: cancelar una cita pide un «sí» explícito, y en el asistente del negocio agendar, mover o cancelar citas, marcar que alguien no vino, registrar cobros y ventas, cambiar precios o contestarle a un cliente se confirman con botones. Una cita sólo se da por hecha cuando el sistema la creó, y si el modelo anuncia algo que no se hizo, ese mensaje no sale.
• Siempre puedes hablar con una persona: basta pedirlo en el chat. El asistente le avisa al negocio y, cuando alguien del negocio contesta, deja de responder por unas horas.
• Pueden equivocarse al entender una fecha, un nombre o una nota de voz. El negocio supervisa el asistente, decide en qué horario atiende y puede apagarlo.
• No los usamos para tomar decisiones con efectos jurídicos sobre las personas ni para perfilarlas con esos fines, y no hacemos reconocimiento facial ni de voz.

Qué datos reciben y dónde se procesan

El contenido de la conversación y lo necesario para responder: el nombre de quien escribe, sus citas, pedidos y las notas recientes del negocio sobre esa persona que no estén marcadas como dato sensible. Para el dueño, además, las cifras de su negocio.

El modelo es de OpenAI (Estados Unidos), un país con nivel adecuado de protección de datos. El aviso que el chat envía antes de la primera respuesta dice que te atiende una inteligencia artificial.

La llave Bre-B la valida y la guarda el sistema, sólo después de que la persona la confirma, y el asistente nunca da por hecha una devolución que no está registrada.

Revisión de calidad

Cada semana, el mismo modelo que atiende el chat lee una muestra de hasta ocho conversaciones de clientes por negocio, sin teléfonos, correos, enlaces ni números largos (los nombres propios que aparezcan en el texto pueden quedar). Las que salen mal se guardan así, ligadas a un identificador interno y no al teléfono, hasta seis meses, para que el equipo de Pidi corrija el asistente. No se entrena ningún modelo con ellas.

Puedes no autorizarlo

Cuando un negocio tiene el add-on, el asistente es quien atiende su WhatsApp, así que el aviso de datos del chat lo dice antes de responder. Si no estás de acuerdo, no sigas la conversación y pídele al negocio que te atienda por otra vía; puedes pedir una persona en el chat en cualquier momento y escribir BAJA para no recibir más mensajes.

7. Proveedores y transferencias internacionales

Nos apoyamos en proveedores que tratan datos por nuestra cuenta. Varios están fuera de Colombia, así que el servicio implica transmisiones internacionales de datos:

• Estados Unidos e Irlanda figuran entre los países con nivel adecuado de protección de datos según la Superintendencia de Industria y Comercio (Circular Externa 005 de 2017, numeral 3.2). Ese numeral incluye también a los países declarados adecuados por la Comisión Europea.
• Kapso declara que su filial en Chile apoya su operación, y los registradores de dominios con que trabaja Vercel pueden estar fuera de Estados Unidos: la transmisión se ampara en el contrato con cada proveedor y en las mismas medidas de seguridad.
• El número de WhatsApp que un negocio conecta con el add-on es suyo, y el negocio acepta directamente las condiciones de Meta. Los números de Pidi (ventas, asistente y avisos, y recordatorios) son de PIDI LABS S.A.S., cada uno en su propia cuenta de WhatsApp Business. Los pagos de los clientes van a la cuenta propia de Wompi de cada negocio.
• Si incorporamos un proveedor que trate datos personales, lo publicamos aquí antes de empezar a usarlo.

8. Cómo pedimos la autorización y cómo la probamos

La autorización es previa, expresa e informada. Puede darse por escrito, con una casilla o con una conducta inequívoca después de recibir el aviso de datos (artículo 7 del Decreto 1377 de 2013). Guardamos la fecha, el medio y el texto exacto que la persona vio, porque la prueba es ese texto y no un resumen posterior.

• En el WhatsApp de un negocio con el add-on: antes de la primera respuesta, un aviso a nombre del negocio dice para qué se tratan los datos y que atiende un asistente de inteligencia artificial; otro, al pedir el nombre para una cita.
• En la página de un negocio: al reservar, una casilla sin marcar que dice: «Autorizo a Pidi a enviarme por WhatsApp, de parte de [el negocio], los recordatorios y los cambios de mis citas, desde el número de Pidi [el número]. Puedo escribir BAJA para dejar de recibirlos»; si el negocio tiene el add-on, otra para su chat, que dice que ahí atiende un asistente de inteligencia artificial; otra, aparte, para recibir promociones; y al confirmar la reserva o pagar un pedido, un aviso con esta política.
• En una cita que agenda el negocio (en el panel, en la app o por su asistente): una casilla sin marcar para que el cliente reciba los recordatorios de Pidi, que marca quien agenda. Al marcarla, el negocio declara que tiene la autorización del cliente y responde por ella; guardamos quién la marcó, cuándo y el texto. El negocio también la enciende o la apaga desde la ficha del cliente. Lo que declara el negocio no quita una baja que el cliente pidió en el número de recordatorios. No hacemos altas masivas ni trasladamos a este número autorizaciones de reservas anteriores.
• En el WhatsApp de ventas de Pidi, antes de la primera respuesta; en el del asistente y avisos, con el primer acuse a quien escribe sin ser del equipo de un negocio; y en el formulario de pidi.app, antes de enviarlo: un aviso que nombra a PIDI LABS S.A.S. como responsable. Del formulario guardamos el texto exacto del aviso, la versión de esta política a la que remite y la hora.
• El equipo de un negocio vincula su WhatsApp con el asistente de Pidi confirmando con «Sí, soy yo» la invitación que le llega a su teléfono, o mandando un código de un solo uso de respaldo, y queda guardado el texto que aceptó, que nombra el número de Pidi y el negocio.
• Los comercios aceptan estos documentos como parte de su contrato con Pidi.

Las promociones piden una autorización aparte: aceptar los mensajes de una reserva no implica aceptar publicidad, y no aceptarla no limita en nada el servicio.

9. Tus derechos

Como titular puedes (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012):

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que diste.
• Ser informado del uso que se les ha dado.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización o pedir la supresión cuando no haya un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos.

También puedes pedir en cualquier momento que te atienda una persona en lugar del asistente, dejar de recibir mensajes o sólo las promociones desde el mismo chat (en un número de Pidi, la baja vale para todos los negocios que lo usan, y volver a escribir no la deshace: se te ofrece un botón para volver, o escribes ALTA), y pedirle al negocio que borre tus datos: queda registrado como un reclamo, con el plazo de la ley. El procedimiento, los plazos y lo que debe traer tu solicitud están en habeas data.

10. Cuánto tiempo guardamos los datos

Estos son los plazos que hoy aplica el sistema. Lo que se borra solo, se borra por completo; lo que no tiene plazo automático lo decimos así.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables:

• Conexiones cifradas en todas las comunicaciones.
• Separación de la información de cada comercio y de cada sede, con permisos por rol que se verifican en cada operación.
• Entrada sin contraseñas, con códigos de un solo uso que vencen a los pocos minutos y un número limitado de intentos; si una sesión robada se usa desde otro aparato, se cierran todas las sesiones de esa persona.
• Llaves y secretos de pago cifrados en la base de datos; registros técnicos que tachan tokens, teléfonos, correos y el texto de los mensajes.
• Registro de las acciones sensibles, copias de respaldo y monitoreo de errores.
• Acceso del personal de Pidi sólo cuando hace falta para soporte, seguridad, calidad o una obligación legal, con deber de reserva.

Ningún sistema es infalible, y no prometemos lo contrario.

12. Incidentes de seguridad

Si ocurre un incidente que afecte la seguridad de los datos, lo informamos a la Superintendencia de Industria y Comercio (artículo 17, literal n, y artículo 18, literal k, de la Ley 1581 de 2012) y, cuando afecte datos que tratamos por cuenta de un comercio, le avisamos sin dilación para que pueda cumplir sus propios deberes frente a sus clientes.

13. Cookies y almacenamiento en tu navegador

No usamos cookies de publicidad ni compartimos datos con redes publicitarias. Esto es lo que guarda cada parte de Pidi en tu navegador:

Terceros que tu navegador contacta en el panel

• OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Reino Unido): las imágenes del mapa donde se ubica una sede, que recibe tu dirección IP.
• Google Fonts: las letras del editor de la página.
• Sentry: el reporte de un error técnico, sin tus datos de contacto.

Terceros que tu navegador contacta en la página de un negocio

• Google Fonts (Google LLC, Estados Unidos): las letras de la página se descargan de Google al abrirla, así que Google recibe tu dirección IP y tu navegador.
• Google Maps: el mapa de la ubicación. En algunas páginas se carga al llegar a esa sección y en otras sólo si lo abres; Google puede poner sus propias cookies.
• YouTube (en su modo de privacidad mejorada) o Vimeo, si el negocio agrega un video.
• Cloudflare Turnstile, al reservar, para distinguir personas de robots.
• Sentry: el reporte de un error técnico, sin tus datos de contacto.
• Wompi, sólo al pagar: su ventana de pago recibe tu correo para el comprobante.

Cada uno trata esos datos según sus propias políticas. Puedes borrar o bloquear las cookies y el almacenamiento desde tu navegador; si bloqueas los del panel, no podrás entrar.

14. Registro Nacional de Bases de Datos

La inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio es obligatoria para las sociedades con activos totales superiores a cien mil (100.000) UVT (Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 090 de 2018). PIDI LABS S.A.S. todavía no los alcanza; cuando los alcance, inscribirá las bases de datos de las que es responsable y lo dirá aquí. Las de los clientes de cada comercio las inscribe ese comercio, si está obligado.

15. Autoridad de protección de datos

La Superintendencia de Industria y Comercio es la autoridad de protección de datos en Colombia. Antes de presentar una queja ante ella, la ley exige haber agotado la consulta o el reclamo ante nosotros o ante el negocio responsable (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012). Está en www.sic.gov.co.

16. Cambios y vigencia

Esta política rige desde la fecha de la versión indicada arriba. Si la cambiamos de forma que altere las finalidades o incorpore un tratamiento nuevo, lo comunicamos por correo o dentro del producto antes de aplicarlo y, cuando la ley lo exija, pedimos una autorización nueva. Las versiones anteriores se conservan y se entregan a quien las pida.

Las bases de datos rigen mientras dure la finalidad que justificó su recolección y los plazos de la sección Cuánto tiempo guardamos los datos.